Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa – co to jest?

Nota obciążeniowa, inaczej zwana notą księgową, stanowi dokument wykorzystywany do sporządzania przychodów i kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Noty te wykonywane są w momencie, gdy nie istnieje możliwość wystawienia faktury VAT. Jest to więc swego rodzaju dokument fakturowy, jednak nie można nazwać go alternatywą dla faktury i refaktury.

Nota obciążeniowa – kiedy można ją wystawić?

Notę obciążeniową wystawić można w momencie, gdy jedna ze stron transakcji chce odzyskać należność. Można przygotować ją w momencie, gdy:

• naliczana jest kara, związana z brakiem uzyskania płatności w wyznaczonym terminie,
• naliczane są odsetki za opóźnienie w uregulowaniu płatności,
• błędy, które wystąpiły w poprzednich dokumentach księgowych ulegają korekcie,
• dokumentowane jest żądanie odszkodowania od ubezpieczyciela,
• koszty niepodlegające opodatkowaniu przenoszone są na nabywcę.

Nota obciążeniowa sporządzana jest w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał trafia do dłużnika, natomiast kopia – do wierzyciela.

Nota obciążeniowa – jak ją napisać?

Nota obciążeniowa powinna zawierać informacje, które obejmują dowody księgowe z art. 21 Ustawy o rachunkowości. Jest to:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
• określenie stron, które dokonują operacji gospodarczej,
• datę, opis i wartość operacji,
• podpis osoby wystawiającej dowód, a także odbiorcy lub nadawcy składników aktywów,
• sprawdzenie oraz kwalifikacja dowodu do wpisania go w księgi rachunkowe. W tym celu należy wskazać miesiąc oraz metodę ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis upoważnionego do wykonania tej czynności.

Czy nota obciążeniowa musi być podpisana?

Nota obciążeniowa nie stanowi dokumentu zastępczego księgowego, w związku z czym podpis nie jest na niej wymagany. Należy jednak zawszeć na niej informacje, które pozwolą ustalić tożsamość stron danego dokumentu. Ponadto nota obciążeniowa może być wysłana mailem – nie musi być to wersja papierowa.

Nota obciążeniowa – kiedy jest przychodem?

Prowadząc księgi przychodów i rozchodów istotne do zapisów są dowody księgowe, takie jak faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne bądź inne dowody, które potwierdzają wykonanie operacji gospodarczej. Nota obciążeniowa uznawana jest za inny dowód księgowy, w związku z czym może być podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Musi jednak być sporządzona prawidłowo i zawierać niezbędne informacje, opisane w art. 21 Ustawy o rachunkowości.

Nota obciążeniowa – ile wynosi?

Od pierwszego dnia, w którym uznać można, że termin zapłaty minął – wierzyciel ma prawo do uzyskania rekompensaty za opóźnienia w uregulowaniu należności. Zmiana dotycząca wysokości rekompensaty, korzystna dla wierzycieli, nastąpiła z dniem 1 stycznia 2020 roku. Do tamtego momentu nie miało znaczenia, jakiej wysokości był dług – ryczałt wynosił 40 euro. Obecnie funkcjonują trzy progi wartości dotyczące długu wraz z wysokością rekompensaty:

• jeśli kwota roszczenia nie przekracza 5 tys. zł rekompensata wynosi 40 euro,
• jeśli kwota roszczenia jest wyższa niż 5 tys. zł, ale niższa niż 50 tys. zł rekompensata wynosi 70 euro,
• jeśli kwota roszczenia jest równa bądź wyższa niż 50 tys. zł rekompensata wynosi 100 euro.

Kwoty roszczeniowe w walucie euro przeliczane są według średniego kursu euro NBP z ostatniego, roboczego dnia miesiąca, który poprzedzał miesiąc, w którym nastąpiła wymagalność roszczenia.

Nota korygująca a nota księgowa – czy pojęcia te oznaczają to samo?

Choć nota korygująca i nota księgowa mają zbliżoną nazwę, nie należy tych pojęć mylić – nie są tożsame. Zasady wystawiania not księgowych nie są zawarte w żadnych przepisach prawnych. Z kolei zasady wystawiania noty korygującej oraz jej zawartość są zapisane w „Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług”.

Oznacza to, że nota korygująca jest wyjątkowym rodzajem faktury, która wystawiana jest tylko w przypadku konieczności korygowania pomyłek w fakturach, w określonych w rozporządzeniu sytuacjach.

Jeśli zainteresował Cię temat prowadzenia działalności biznesowej i chcesz dowiedzieć się nieco więcej o dobrych praktykach zarządzania przedsiębiorstwem – zapoznaj się z pozostałymi wpisami na naszym blogu. Potrzebujesz pomocy w zakresie finansowania swojej firmy? Jesteś zainteresowany podjęciem współpracy w ramach usługi faktoringu? Zgłoś się do nas – wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie, które pozwoli Twojej firmie rozwijać się.