Jakie wyróżniamy rodzaje faktur w obrocie gospodarczym?

Faktury w obrocie gospodarczym – rodzaje

Wyróżnia się 10 podstawowych typów faktur:

• sprzedaży,
• zaliczkowa,
• korygująca,
• końcowa,
• VAT marża,
• VAT RR,
• VAT małego podatnika,
• podatnika zwolnionego z VAT,
• pro forma,
• uproszczona.

Przedsiębiorcy mają najczęściej do czynienia z fakturami sprzedaży, zaliczkową i korygującą.

Faktura sprzedaży (VAT)

To najczęściej spotykany dokument sprzedaży – zarówno detalicznej, jak i hurtowej. Wystawia ją firma, która sprzedaje towar lub wykonuje daną usługę. Odbiorcą dokumentu jest nabywca towaru lub usługi. Ten rodzaj faktury VAT wystawić trzeba w ciągu maksymalnie 15 dni od ostatniego dnia miesiąca, w którym towar został dostarczony bądź usługa – wykonana.

Faktura ta zawiera informacje, takie jak:

• dane osoby wystawiającej dokument, a także nabywcy,
  numer faktury,
• nazwę towaru lub usługi oraz jej precyzyjną ilość,
• cenę brutto, netto, stawki oraz kwoty podatku VAT,
• datę dostawy towaru, usługi lub wystawienia dokumentu.

Faktura zaliczkowa

W przypadku wpłaty zaliczki przed dopełnieniem transakcji właściwej należy ten fakt udokumentować fakturą zaliczkową. Stanowi ona potwierdzenie płatności wstępnej, jednak możliwe jest jej wystawienie przed wpływem części bądź też całości kwoty.

Jeżeli właściwa transakcja poprzedzona jest wpłatą zaliczki, należy powstałą płatność udokumentować za pomocą faktury zaliczkowej. Dokument ten funkcjonuje jako potwierdzenie wpłacenia zaliczki, choć można go wystawić także przed otrzymaniem części albo też całej kwoty.

W fakturze zaliczkowej musi się znaleźć:

• numer faktury,
• dane osoby wystawiającej oraz nabywcy,
• datę wystawienia, a także datę wpływu należności,
• wysokość zaliczki oraz podatku,
• nazwę usługi lub towaru wraz z podaną ilością,
• cenę jednostkową i całkowitą usług lub towarów.

Faktura korygująca

To rodzaj dokumentu, który należy sporządzić w momencie popełnienia błędów w fakturze właściwej.

Należy z niej skorzystać w momencie, gdy:

• udzielany jest upust, obniżka cen lub rabat,
• dokonywany jest zwrot towaru,
• dokonywany jest zwrot zapłaty – całości lub jej części,
• zostanie znaleziony błąd w jakimkolwiek z fragmentów faktury.

Faktura tego typu powinna zawierać:

• tytuł w postaci „faktura korygująca”,
• data oraz numer wystawienia,
• przyczyna wystawienia faktury korygującej,
• dane faktury, dla której sporządzana jest korekta.

Faktura końcowa

Dokument ten powstał w celu rozliczeniu zaliczek, zadatków oraz częściowych wpłat, na które sprzedawca wystawił faktury zaliczkowe.

Dokument ten musi zawierać:

• kwotę do zapłaty, od której odjęto zaliczki,
• spis faktur zaliczkowych, które zostały sporządzone do transakcji, czyli kwoty zaliczek, numery faktur oraz daty ich wystawienia.

Faktura VAT marża

Ten rodzaj faktury powinien wystąpić w momencie, gdy nastąpiła:

• sprzedaż towarów, określanych jako używane,
• sprzedaż usług turystycznych,
• sprzedaż antyków, przedmiotów kolekcjonerskich lub dzieł sztuki.

W tym przypadku różnicą jest przedmiot, który należy opodatkować. Fakturze VAT marża podlega tylko i włącznie kwota marży pobierana przez osobę sprzedającą usługę lub towar.

Faktura VAT RR

Stosowana jest w transakcjach z udziałem rolników ryczałtowych. Dokument ten wystawiany jest przez podmiot nabywający produkty rolne. Faktura VAT RR musi zawierać:

• oznaczenie „Faktura VAT RR”,
• dane dostawcy oraz nabywcy towarów, takie jak imiona oraz nazwiska, nazwy w postaci skróconej, PESEL, NIP oraz adresy,
• datę, serię oraz numer wydania, a także nazwę organu, który wydał dowód osobisty podmiotu dostarczającego (jeśli jest to osoba fizyczna),
• datę wystawienia, nabycia produktów oraz numer faktury,
• nazwę, a także liczbę towarów zakupionych, cenę jednostkową, wartość z wyłączeniem zwrotu podatku zryczałtowanego,
• stawkę, a także wysokość zwrotu podatku zryczałtowanego,
• wartość całkowitą produktów,
• wysokość należności wyrażoną ogółem;
• podpisy jednostek, które mają uprawnienia do wystawienia i otrzymania faktury,
• oświadczenie od dostawcy.

Faktura VAT małego podatnika

Dokument ten skierowany jest do podmiotów, które rozliczają się, wykorzystując metodę kasową. Różnica między fakturą zwykłą a fakturą VAT małego podatnika to dodatkowa notka o treści „metoda kasowa”.

Faktura podatnika zwolnionego z VAT

Fakturę może wystawić również podatnik, który zwolniony jest z VAT. W dokumencie należy zawrzeć dane podstawowe oraz podstawę prawną zwolnienia. Jeśli przedsiębiorstwo zwolnione jest z podatku, w dokumencie należy zawrzeć jedynie numer oraz datę wystawienia, nazwę usługi, dane stron i kwotę.

Faktura pro forma

Faktura ta nie wiąże się ze skutkami podatkowymi. Powinna jednak zawierać dane, które znajdują się w fakturze sprzedaży. Wystawiana jest w celu przekazania jednostce nabywającej dane o cenie towarów lub usług. Dokument nie jest zwolnieniem z obowiązku wystawienia standardowej faktury VAT.

Faktura uproszczona

Dokument ten można wystawić tylko w momencie, gdy kwota należności za usługi lub towary jest nie wyższa, niż 450 zł lub 100 euro. Nie można jej wystawić wówczas, gdy miałaby stanowić element dokumentacji sprzedaży wysyłkowej krajowej, dostawy wewnątrzwspólnotowej czy też dostawy towarów i usług dla podmiotów UE.

Faktura uproszczona powinna zawierać:

• numer wystawienia oraz datę wystawienia dokumentu, a także datę dostawy usług lub towarów,
• nazwę towaru lub usługi,
• dane nabywcy i dostawcy,
• wysokość zniżki, upustu lub rabatów,
• kwotę należności ogółem.

Chcesz dowiedzieć się nieco więcej o prowadzeniu działalności biznesowej? Potrzebujesz profesjonalnej pomocy w zakresie finansów? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci znaleźć rozwiązanie!

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są najczęściej występujące rodzaje faktur w obrocie gospodarczym i czym się charakteryzują?

W obrocie gospodarczym wyróżniamy kilka podstawowych rodzajów faktur. Do najczęstszych należą faktury sprzedaży, które dokumentują transakcję sprzedaży towarów lub usług. Faktury zaliczkowe stosowane są w przypadku otrzymania zaliczki przed finalizacją transakcji, a faktury korygujące służą do korekty błędów na wcześniej wystawionych fakturach. Inne popularne rodzaje to faktury końcowe (rozliczające wcześniejsze zaliczki), VAT marża (dla sprzedaży niektórych towarów używanych), VAT RR (dla transakcji z rolnikami ryczałtowymi), VAT małego podatnika, podatnika zwolnionego z VAT, pro forma (bez skutków podatkowych, często w celach informacyjnych) oraz faktury uproszczone (dla transakcji o mniejszej wartości).

Kiedy należy stosować fakturę zaliczkową i co powinna zawierać?

Faktura zaliczkowa stosowana jest, gdy klient dokonuje zaliczkowej płatności przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Taki dokument powinien zawierać dane o zaliczce, w tym jej wysokość oraz dane zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Powinna też zawierać informacje o rodzaju i ilości towaru lub usługi, na którą wpłacono zaliczkę, a także odpowiednie dane dotyczące podatku VAT.

Czym jest faktura korygująca i w jakich sytuacjach jest wykorzystywana?

Faktura korygująca jest wykorzystywana do dokonania korekty błędów zawartych w pierwotnej fakturze. Może być stosowana, gdy doszło do udzielenia rabatu, zwrotu towaru, stwierdzenia błędu w cenie czy ilości towaru, a także w przypadku innych błędów, które wymagają korekty. Powinna zawierać informacje o pierwotnej fakturze, którą koryguje, w tym jej numer i datę, a także szczegółowy opis dokonanej korekty.